来年度の執行部役員選考作業が終了

娘の通う小学校の来年度執行部(本部)役員の選考活動が終了しました。
今年度は選出委員だったので、これで一安心です。
終了したところで、今年度の記録を。

選考方法

娘の小学校は執行部役員の選考を
　1.全会員に立候補・推薦用紙を提出してもらう。
　2.推薦された人に連絡して、意思確認。
　3.現執行部役員、選出委員が声かけ。
　4.立候補、推薦され了承した人の中から、来年度の執行部役員を選ぶ。
という、多分最も多くの学校で取られている方法で行っています。
基本は4ですが、必要な人数が最初から集まることはまずないので、一役一役埋めていく形になります。

今年度やったこと

執行部役員の活動紹介を作りました

新入生の保護者はもちろん、何年もPTA会員をやっていても実際執行部がどんなことをやっているか理解している人は少ないもの。
学校に行く機会が多い、行事の手伝いや作業が多い…などマイナス面ばかり知られているので、大まかな作業内容、作業時間、時間帯等がわかる配布物を作りました。

立候補・推薦以外の方法を探しました

推薦という形を取ると実際名前があがってくるのは、現役の執行部役員や他の委員会の役員。
または毎年名前があがってくる人…。 「また推薦がくる…」と恐れられたり、「断る身にもなってよ」と言われたり、選出委員は決まるまで結構大変です。
アンケートを取って他校の取り組み等を聞いたり、ネットで検索したりして、
・各クラスから数名候補者をあげる。
・推薦のあと、互選会で話し合いで決める。
・全会員でくじ引き
・ポイント制（執行部役員、クラス委員、その他委員会に携わった経歴、役員やった経歴を洗い出し）
など、案はあったのですが、これといって現状よりよい方向に持っていける方法が見つかりませんでした。
結局、準備期間の問題もあり、今年度は前年と同様立候補・推薦用紙を書いてもらうという方法を取ることにしました。

いきなり電話はやめました

2の意思確認ですが、例年はいきなり推薦された人に電話連絡をして「来年度執行部役員に推薦されました!!」という連絡をし「やっていただけませんか」という話をしていました。
電話連絡をするのは、選出委員が行います。
執行部役員をやったこともない、作業内容も基本的には理解していない委員が急に連絡をして「お願い」をするのです。
推薦されたとはいえ、いきなり電話を受けたら「執行部、やりませんか？」と言われるので、推薦された方も対応に困るというのが、現実だと思います。

そこで、今年度は電話連絡の前に推薦された人に手紙を出し、意思の確認を手紙にて返信(アンケート用紙作成)してもらうことにしました。
・手紙がきたので、実際できるかできないか時間をかけて考えることができた。
・電話で突然言われると動揺するが、返事をするのに冷静になれた。
という意見がありました。

もちろん、
・電話だろうが、手紙だろうができないものはできない。
という返答もありましたが。 現執行部の役員数名が留任をしてくれました。
また、執行部の作業内容を説明したのがよかったのか、今年度は結果として数名の立候補がありました。
結果として、全会員に声かけという状況になる前に、来年度の執行部役員が決定しました。

選考活動終了して

わかりにくいと言われたり、多くの誤解がある執行部。
まず、実際の作業内容、作業時間を明らかにしたのはよかったと思います。
むやみに「楽ですよ」「誰でもできますよ」と言われるより、PTAにかかる工数というのがある程度はっきりしていた方がいいですね。仕事と両立となるとなおさら。
可能であれば、役職によって必要なスキルが文書化できると尚いいと思います。

要は、やりたくないのはなぜかということを考えることが必要と考えます。
時間がかかりすぎて成り手がいないという役職は、分業する、人数を増やす、作業自体を見直す等の根本的な見直しも必要ということではないでしょうか。