執行部役員選考作業のまとめ・1

今年度は選出委員会で活動しました。
選出委員会は、次年度のPTA執行部（本部）役員を選考するための委員会です。
学校によっては、執行部がその役割を兼ねていたり、2学期以降に改めて選出（選考）委員を選んだりするところもあると思います。
娘の学校では、年度初めの4月に他の委員会の委員と同じく選びだし、活動をします。以前は2学期からの活動だった時期もあるようですが、数年前2月になっても執行部役員が決まらないということがあったため、それからは1学期から活動を始めています。

年度初めに

今までの選出委員会の活動を見直したとき、立候補や推薦を募る前に「執行部役員が何をやっているのか」知ってもらう必要があると考えました。
年度初めに執行部から資料としてPTA全体の活動内容を知らせる冊子を全会員に配布してますが、活動の実際や詳細までは記載されていません。また『執行部の活動内容を知る＝自分が執行部役員になるか考えてもらう』ことが必要なので、よりくだけた表現でわかりやすい資料が必要と考ました。

数百人いるPTA会員＝保護者のすべてに、役員になることを考えてもらうことは難しい。しかし、その中の数人でも「私もできるかも」と思ってもらえ「やってもいいですよ」といってもらえればいいのですから、何とかなるのではとスタートしました。

選考活動の手順

今年度の活動内容をまとめとして、記録しておきます。

1.執行部役員へアンケート

選出委員の中に執行部役員経験者はいなかったので、執行部の詳細を知っている者はいませんでした。
まず、執行部役員に
　・役職ごとの活動内容
　・実際の活動の頻度、時間帯
　・執行部役員をやってよかったこと、たいへんだったこと
　・会員へ伝えたいこと
などのアンケートに答えてもらいました。

2.執行部役員へのアンケートをまとめる

執行部役員に答えてもらった内容をまとめ、配布物作成をしました。
　・役職ごとに活動内容を紹介
　・活動の頻度（執行部役員会議（2時間/月1回）、各委員会との連絡の頻度、校外の協議会等の出席（2時間/2ヶ月に1回）等）

3.多くの人に読んでもらえるものを

PTAの配布物というだけで、子どもから受け取ったらゴミ箱へ直行ということもあるかと思います（そのくらい毛嫌いされていることもあります）。
そんな中、配布物の内容に引き込んで読んでもらうために、だらだら箇条書きだけをするのでなく、訴えかける文章等も盛り込みました。

4.執行部の取り組みを紹介

娘の学校のPTAはでは「できる時に、できる人が、できることを」と「無理をしない」ということを掲げて、ここ数年毎年試行錯誤しています。
　・無駄な活動、会議は省く。
　・執行部に偏りがちな活動も、各委員会に依頼し実行してもらう。
　・子どもたちの安全や楽しみに直結する活動を重視する。
そのため、会議の実施回数や時間帯にはきつい縛りはなく、集まった人で臨機応変にやっています。活動を実施され、報告があれば特に問題はないので。

そのような取り組みを紹介し、執行部だけが何度も学校に足を運んでいるわけではないことなども説明しました。
　・自分たちのできるように変えていきながら、できるように活動していいですよ
を全面に出しました。

5.全会員へのアンケート

執行部役員へのアンケートを元に『活動紹介』を配布するとともに、全会員へのアンケートを実施しました。
　・執行部役員の活動内容が理解できたか
　・執行部役員へ聞きたいこと
　・執行部役員をやってみたいか、やりたくないか、その理由
　・立候補/推薦以外の執行部役員選考方法
　・選考方法への意見

6.全会員へのアンケートを元に配布物作成

全会員へのアンケートを元に、執行部役員選出のお願いと選考用紙（立候補/推薦用紙）を配布しました。

7.候補者をリストアップ

回収した選考用紙（立候補/推薦用紙）を元に候補者をリストアップ。

 8.リストを元に候補者の意思確認

　・立候補した候補者に、意思の確認。
　・推薦のあった候補者に、推薦があった旨を知らせ、それに対しての意見（推薦を受けるか）等を確認。→手紙
確認した内容をリストに記載。

9.現在の執行部本部と候補者リストを検討→声かけ

　・推薦に対して受けてくれた候補者に連絡。
　・推薦のあった候補者に連絡し、再検討をお願いする。
　・すべての役員が決定するまで、候補者に声かけ等を行う。

結果として、今年は８の時点ですべての役員が決まりました。そのため、会員に合うたび声かけを行うなどは行わずに選考活動は終了しました。

選考活動に対してのまとめは、以前の記事『来年度の執行部役員選考活動が終了』をご覧ください。