PTA執行部活動をご紹介
こんにちは、reptaです。
総会の後、運動会、PTA会費の集金がありました。
昨年の選出委員会の時の方が集まる機会が多かったと反省(集合の声かけは自分…)してます。
さて、今回は執行部についてです。
PTAの執行部活動
執行部の名称とメンバーと役割
再度「PTAの組織、活動のやり方はその学校によって全く異なります」、これはあくまで、娘の小学校PTAの話。
執行部、本部、事務局等、その名称はいろいろあると思います。
要はPTA会長を中心としてPTA活動の進行を行っている役員の集合体です。
うちの場合は(うち…という表現がいやで「娘の学校のPTA」とこだわっていたのですが、長いのでこう呼びます)、
- 会長 PTA活動の代表。外部団体(小P連)との連携。総会、全委員会の召集、責任者。
- 副会長(2名) 会長の補佐。外部団体(青少年対策委員会)との連携。学校、各委員会との連絡。選出委員。
- 書記(2名) 会議案内、レジュメ、記録。関係書類の作成、取りまとめ。担当委員会との連絡。
- 会計(2名) 会費の管理、出納。備品管理。担当委員会との連絡。
- 放課後子ども教室担当(2名) 放課後子ども教室の企画、運営。担当委員会との連絡。
計9名です。そして、
- 会計監査(2名) 会計監査。会計の決算報告を監査するため、監査時のみ参加。執行部定例会議は不参加。
役割、人数も学校によってまちまちだと思います。会長は対外的な活動だけで、事務局からは報告を受けるだけとか。委員会にあわせて副会長が大人数とか。
現状、小さな会議室に収まる人数で、外も中も見渡せ、連絡が行き届くという点で、程よい人数かと思います。
執行部役員の決め方
年に1度、選出委員会の取りまとめで執行部役員立候補・推薦が行われ、会員から執行部９名と監査2名が選出されます。
翌年の総会で承認を受けてから、実際の活動にあたります。
選考の詳細は、昨年選出委員会の時にまとめた前記事『PTA選出委員』をご覧ください。
執行部の活動
学校と連携しながら、PTA活動の取りまとめをしています。具体的には、
- 各会議の進行 総会、全体委員会(学校+執行部+各委員会)の準備、実施、記録。
- 対外活動 小P連、青少年対策委員会の会議に出席(おおむね月1～2回)、報告。外部団体の行事に参加。
- 学校行事のサポート 各委員会への依頼、実行。
- 各委員会との連絡 クラス委員、広報、安全、選出の各委員会との連絡。
- 会費の管理 PTA会費の集金、管理、出納。
- 放課後子ども教室 放課後子ども教室の実施。
委員会との絡みは、前記事『委員会活動をご紹介』をご覧ください。
執行部の会議
PTAの活動状況を把握、調整を行うために、執行部定例会議を月1回1時間半～2時間程度行ってます。
内容は、
- 学校からの報告
- PTA全体の活動状況報告
- 各委員会からの報告(担当者)
- 放課後子ども教室からの報告
- 会計に関する報告
- PTA発行の文書、発行物に関する報告
- 外部団体からの報告(会長、副会長)
- PTAの今後の活動方針、方法などの話し合いなど
最初に報告を行い、個々の運営に関しての詳細確認は担当者同士が後で行う感じです。
総会が終わってからは、外部団体、各委員会からの報告だけでそれほど時間がかからないので、今後のPTAに関して話す時間も取れそうです。
総会、全体委員会等がある月は定例会の後に総会など、1日で済ませられるよう日程調整をしています。現状は平日の午後に実施してます。
連絡方法
総会や全体委員会の実施、PTAからのお知らせは、手紙や一斉メールで委員や会員に配布、配信してます。
会議以外の委員会からの報告、細かい打合せは携帯メール等、発行物の内容確認はPCメールを利用して行ってます。
メールがあるから、ほとんどの確認はそちらで済ませます。委員会も最近は全員集合は年数回、後はメールでといった形です。
まとめ
総会、会費の集金が終わってしまうと、月1定例会だけ。対外活動がある会長などは別ですが、書記の私は委員会役員さんより活動少ないかも…という状況です。
なぜかといえば、執行部役員は2年目3年目という方がいるので、引継の必要すらない場合も。
また、記録があるので、何をするのか、どうやってやるのかがわかりやすく、1年間どうやってやったらいいかはおおむねわかっているとうところの用です。
とはいえ、すべてが前年踏襲でもなく、不要・過多な活動はないか、委員会との連携は取れているか、外部団体への参加は以後どうするか…等常に相談し合っています。
ボランティア活動であり、『できる人が、できる時に、できることを』を合言葉にしているので、執行部役員から実施していかないとねという姿勢です。
ちなみに、会長はサラリーマン、会議は有給を使って参加です。他のメンバーもフルタイム、パート、自営業、専業主婦と様々です。
活動は担当の役割を行うのが基本ですが、担当活動の助っ人や行事のサポート活動等は分担して行ってます。日中がいい、夕方がいい等の都合もその度確認しながら。
会議も、仕事や急な予定、自分や子ども・家族の不調などがあれば、メール等で報告だけ行って不参加でも問題はありません。
PTA執行部としては、5月に承認されたばかりの新米なので、執行部活動は今後も記事としてアップしていきます。よろしく。
とんでもなく雑感
こんばんは、reptaです。寝られなくて書いてます。
時々、自分がめんどくさくなることがあります。PTAになんでそんなにとらわれているのか？そんなに考えなくてもさらっとできることはあるのではないか？
（実際、考えているほど行動が伴ってなくて、今のところ活動も何もかわってない）
『PTAは、子どもたちの健全な成長を図るために、保護者と教職員が自主的に組織し、運営する任意の団体』です。
『子どもたちの安全と安心のため』というのが、大前提です。
それを理解した上で、関わる自分たちが納得して、楽しくやりたいのです。
納得する以前に、PTAの前提が『任意加入』『入退会自由』なこともあります。
うだうだ考える
1人で考えて、実行できることは限界がありますね。進むスピードも速くはない。
執行部でだめなら、会長になればやれるか？…今の私にはできません。わからないことが多すぎます。つぶれちゃいます。
わかりやすくすることを望む意見は多いけど、それが「簡素にする」「無駄をなくす」ではない場合もあります。
そもそも、そういう動きを「今の楽しさを奪われる」と考える人もいます。
わかりやすくしてと思っている人に
多くの保護者が「PTAってわからない」といいます。
委員、役員になった人は、年度初めにかなりの時間を使って、何をやるのか調べたり、考えなくてはいけません（娘の小学校PTAの場合）。
そんな時間は、引継の方法を変えることで削減できるのではと思っています。
経験者が情報を残すことで、選択肢にしてもらえばいいかと思います。
楽しさを奪われると思っている人に
結果として「楽しかった」でなく、PTA活動を楽しみにしている人もいます。
その人の楽しみを奪ったり、楽しさを除外しているわけでもありません。
PTAという物の捉え方が違うのかと思います。
やらされている感がつよい場合は、早々に終わらせ解散したいと思うでしょう。
楽しめる人は、ああじゃない、こうじゃないという論議さえ楽しめることでしょう。
そんないろいろいる人たちを否定するのでなく、話し合ったり、方法を探ったりしながらやっていく必要があると思います。
行き着くところは「楽しくやりたい」だと思うので。
PTAをなくす論は？
必要がないとなくすにも誰かが動かなくてはいけません。
後片付けは、次が見いだせない分パワーが必要なこともあります。
さて、なくしたとして、今までやってきたことはどうしましょう？
詭弁と思うかもしれません。
でも「必要なら“誰かが”やるでしょ!!」というのも詭弁かと。誰かとは誰なのか？
ということで
なくすより、
- 今の無駄をなくす
- 本当に「子どもたちのために」必要なことは何なのか
- 「自分たち（大人）のために」とっておきたいことは何なのか
を考えて、相談してやっていくことの方がうちのPTAとしては早道に思えます。
そのために、やっぱり考えて、悩んで、説得する材料作って、うまく伝わらないこともあって、凹んで、また立ち上がって…それを繰り返すんだなと。
他のPTAの会長さんや役員さんの（特にお父さんたちの）ブログなど見ていると、あったことを整然と書かれていてすごいなぁと。
その裏でいろいろ考えて、悩んでいるんでしょうけど（悩まんのかな？）、そんなこと見せずに、進んでいる…眩しいです。
そんなことできないので、私は今夜もうぉーって考えてました。
こんなに悩むの？の例にしかならないかもしれませんが、考えをまとめる、次に進むための単なるメモです。
明日は先延ばしにしていた提案書を書くことにします。
PTA委員会活動をご紹介
こんにちは、reptaです。
PTA総会も終わって執行部も無事承認され、私の執行部の1年目がはじまりました。執行部、総会についてはまたの機会に。
今回は学校PTAの委員会はどんなことをやっているのか？をご紹介。
たぶんこの記事、現役の会員さんには「わかってるよ」ということかと思いますが、この時期にまとめておかないと自分が忘れてしまうので、ご了承ください。
学校PTAによって活動が異なるので、何かのヒントもあるかも？
PTAの委員会活動
委員会の種類
PTAの組織、活動のやり方はその学校によって全く異なります。
委員会の名前すら違うし、生徒数、家庭数によって委員会の数、委員の数は様々です。
ちなみに、娘の小学校PTAは4つの委員会があります。
- クラス委員会 クラスのまとめ役。学年の懇親会等を行う。
周年行事、講演会の手伝い等の文化部も兼ねる。 - 広報委員会 PTA広報誌を年2回発行。
- 安全委員会 「こども110番の家」、旗ふりの管理。
- 選出委員会 次年度執行部役員を選出。
委員会によって所属する委員の数は異なります。
委員の決め方
4月の保護者会で、先生から子どもたちの様子、学習の進め方などを伺ったあと、前年度委員（新1年生は執行部）の主導でPTAの役員決めが行われます。
基本は立候補。どうしても決まらない場合、参加者の同意を得て欠席者も含めてくじ引きということになります。
娘の学校PTAでは、子ども1人に対して1回の役員または委員をしてもらうようお願いしています。強制はしていませんが。
低学年では決まり安いのですが、役員経験者が増え高学年になるにつれ決まりにくくなります。クラスの人数によっては2度目の役員をお願いすることもあります。
委員会の役員
同じく4月、クラスから選出された委員がすべて集まって顔合わせをする『全体委員会』が行われます。
会長、校長先生などの挨拶が終わった後、各委員会に分かれて自己紹介、委員会の役員（委員長、副委員長、書記、会計）を決めます。
委員長がすんなり決まるといいのですが、委員長が決まらないと他の役もなかなか決まらない…ということもあります。
自分から手をあげる（立候補）はできないけど、言われればやってもいいという方もいるので、決まらない場合はまたしてもくじ引きということになります。
ちなみに、役割は
- 委員長 委員会の進行、執行部との連絡
- 副委員長 委員会内の連絡
- 書記 委員会の記録、議事録作成、委員会が発行する配布物の作成
- 会計 委員会の会計、執行部への会計報告
といったところ。以前は連絡はすべて委員長がやっていましたが、メールで連絡という機会も増え、役員から委員への連絡は副委員長が担当することになったようです。
委員会発行の配布物も、委員会で案を考え、委員会内のパソコンができる人が印刷の元を作っているといったところです。
基本はあるけど、できる人ができることをやっているという感じです。私も昨年は選出委員会の副委員長でしたが、他にパソコン作業ができる人がいなかったので、配布物つくってました。
特にくじ引きで決まった場合は、向き不向きもありますから。
委員会の活動
委員会の種類の所にも書きましたが、各委員会が担当する『委員会活動』があります。
役員会や委員会を行って活動の方法や参加者を決めたり、必要に応じて会員向けに配布物を作成したりします。
委員会によっては、前期、後期と担当する期間を分けたり、担当する作業を分けたりして、1人あたりの作業量を減らしています。
会議も皆で集まって行うことを少なくするために、メールや手紙を利用したりしています。
昨年、私が所属していた委員会で全員が集まったのは1年間に2回だけ、顔合わせと担当決めの時だけでした。
無理のないところで参加できる日に、参加できる人だけで活動を行う形を取っていても、やり方を工夫することで活動はできました。
反対にいうと“無理をする活動は不要”ということですね。
ちなみに昨年の委員会活動は『PTA選出委員会』のカテゴリー でご覧ください。
PTA活動
各委員会の活動の他に、娘の学校PTAは『PTA活動』があります。
以前は執行部が手分けしてやっていたこともあるようですが、学校や地域行事の手伝いなど1年中いろいろあるので、各委員会に振り分けて数名づつ参加をしています。
内容としては、次のようなものがあります。
- 学校 運動会、講演会など
- 小学校PTA連合会 「子ども110番の家」キャンペーンなど
- 青少年対策委員会 スポーツ大会、音楽会、出張児童館など
これは、小P連や青少年委員会等に加盟しているかも関わってくるので、本当に学校PTAによって異なることではないかと思います。
加盟していなければ、学校行事だけですから。
実際、1年間結構な数があるので、この活動の削減が執行部でも議題になってます。
まとめ
正直、娘の学校PTAは委員会活動の他のPTA活動が多いんです…。
地域行事に参加も必要な部分もあるし、出張児童館のように子どもたちが楽しみにしている行事もあるので、一概に削減!!ともいえない…。
なので、執行部役員、委員だけでなく、全会員で振り分ける方法は取れないかなと思ってます。
サポーター制や登録制など、行事ごとに参加者を募り行事のお手伝いをお願いする方法もあるのかなとか。
誰が仕切るんだよとか、募って集まんなかったらどうするんだよという否定的な意見が思いつくんですが、反対に数百人いる会員にお願いしたら「やってもいいよ」という人が各行事に数名はいるのではないかと。
なんてことも、考えて提案していこうかなとか思ってます。
さて、何かヒントは転がってましたでしょうか？
しばらく、こんな感じでPTAは何してる？を紹介しようかと思ってます。
もし、「こんなこと知りたい」とか「これはどうやってる？」のようなことがあれば、コメント欄に残してください。
経験している内容であれば、お答えできるかと思います。
