できることから〜PTA現在進行形

小学校PTAでのいろいろ。楽しく活動する方法、模索中!!

PTA執行部活動をご紹介

こんにちは、reptaです。

総会の後、運動会、PTA会費の集金がありました。

昨年の選出委員会の時の方が集まる機会が多かったと反省(集合の声かけは自分…)してます。

さて、今回は執行部についてです。

 

PTAの執行部活動

執行部の名称とメンバーと役割

再度「PTAの組織、活動のやり方はその学校によって全く異なります」、これはあくまで、娘の小学校PTAの話。

 

執行部、本部、事務局等、その名称はいろいろあると思います。

要はPTA会長を中心としてPTA活動の進行を行っている役員の集合体です。

 

うちの場合は(うち…という表現がいやで「娘の学校のPTA」とこだわっていたのですが、長いのでこう呼びます)、

  • 会長     PTA活動の代表。外部団体(小P連)との連携。総会、全委員会の召集、責任者。
  • 副会長(2名)  会長の補佐。外部団体(青少年対策委員会)との連携。学校、各委員会との連絡。選出委員。
  • 書記(2名)   会議案内、レジュメ、記録。関係書類の作成、取りまとめ。担当委員会との連絡。
  • 会計(2名)   会費の管理、出納。備品管理。担当委員会との連絡。
  • 放課後子ども教室担当(2名) 放課後子ども教室の企画、運営。担当委員会との連絡。

計9名です。そして、

  • 会計監査(2名) 会計監査。会計の決算報告を監査するため、監査時のみ参加。執行部定例会議は不参加。

役割、人数も学校によってまちまちだと思います。会長は対外的な活動だけで、事務局からは報告を受けるだけとか。委員会にあわせて副会長が大人数とか。

 現状、小さな会議室に収まる人数で、外も中も見渡せ、連絡が行き届くという点で、程よい人数かと思います。

 

執行部役員の決め方

年に1度、選出委員会の取りまとめで執行部役員立候補・推薦が行われ、会員から執行部9名と監査2名が選出されます。

翌年の総会で承認を受けてから、実際の活動にあたります。

選考の詳細は、昨年選出委員会の時にまとめた前記事『PTA選出委員』をご覧ください。

 

執行部の活動

学校と連携しながら、PTA活動の取りまとめをしています。具体的には、

  • 各会議の進行    総会、全体委員会(学校+執行部+各委員会)の準備、実施、記録。
  • 対外活動      小P連、青少年対策委員会の会議に出席(おおむね月1~2回)、報告。外部団体の行事に参加。
  • 学校行事のサポート 各委員会への依頼、実行。
  • 各委員会との連絡  クラス委員、広報、安全、選出の各委員会との連絡。
  • 会費の管理     PTA会費の集金、管理、出納。
  • 放課後子ども教室  放課後子ども教室の実施。

 委員会との絡みは、前記事『委員会活動をご紹介』をご覧ください。

 

執行部の会議

PTAの活動状況を把握、調整を行うために、執行部定例会議月1回1時間半~2時間程度行ってます。

内容は、

  • 学校からの報告
  • PTA全体の活動状況報告
  • 各委員会からの報告(担当者)
  • 放課後子ども教室からの報告
  • 会計に関する報告
  • PTA発行の文書、発行物に関する報告
  • 外部団体からの報告(会長、副会長)
  • PTAの今後の活動方針、方法などの話し合いなど

最初に報告を行い、個々の運営に関しての詳細確認は担当者同士が後で行う感じです。

総会が終わってからは、外部団体、各委員会からの報告だけでそれほど時間がかからないので、今後のPTAに関して話す時間も取れそうです。

総会、全体委員会等がある月は定例会の後に総会など、1日で済ませられるよう日程調整をしています。現状は平日の午後に実施してます。

 

連絡方法

総会や全体委員会の実施、PTAからのお知らせは、手紙や一斉メールで委員や会員に配布、配信してます。

会議以外の委員会からの報告、細かい打合せは携帯メール等、発行物の内容確認はPCメールを利用して行ってます。

メールがあるから、ほとんどの確認はそちらで済ませます。委員会も最近は全員集合は年数回、後はメールでといった形です。

 

まとめ

総会、会費の集金が終わってしまうと、月1定例会だけ。対外活動がある会長などは別ですが、書記の私は委員会役員さんより活動少ないかも…という状況です。

 

なぜかといえば、執行部役員は2年目3年目という方がいるので、引継の必要すらない場合も。

また、記録があるので、何をするのか、どうやってやるのかがわかりやすく、1年間どうやってやったらいいかはおおむねわかっているとうところの用です。

 

とはいえ、すべてが前年踏襲でもなく、不要・過多な活動はないか、委員会との連携は取れているか、外部団体への参加は以後どうするか…等常に相談し合っています。

ボランティア活動であり、『できる人が、できる時に、できることを』を合言葉にしているので、執行部役員から実施していかないとねという姿勢です。

 

ちなみに、会長はサラリーマン、会議は有給を使って参加です。他のメンバーもフルタイム、パート、自営業、専業主婦と様々です。

活動は担当の役割を行うのが基本ですが、担当活動の助っ人や行事のサポート活動等は分担して行ってます。日中がいい、夕方がいい等の都合もその度確認しながら。
会議も、仕事や急な予定、自分や子ども・家族の不調などがあれば、メール等で報告だけ行って不参加でも問題はありません。

 

PTA執行部としては、5月に承認されたばかりの新米なので、執行部活動は今後も記事としてアップしていきます。よろしく。

 

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